各县、区人民政府，市各开发区、新区、园区管委会，市各委、办、局，市各直属单位：
《宿迁市市场主体登记电子文件归档和电子档案管理暂行办法》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真组织实施。
宿迁市人民政府办公室
2018年12月16日
（此件公开发布）
宿迁市市场主体登记电子文件归档
和电子档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为规范全市市场主体登记电子文件归档和电子档案管理，确保电子文件和电子档案真实、可靠、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《电子文件管理暂行办法》以及国家档案局、国家市场监管总局有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全市工商企业登记注册（包含但不限于全程电子化登记、网上登记、窗口登记）过程中登记电子文件归档和电子档案的管理。
第三条 本办法适用概念的具体含义。
（一）市场主体是指市场上从事交易活动的组织和个人，包含公司制企业、非公司制企业、个人独资企业、合伙企业、农民专业合作社、个体工商户等。
（二）电子文件，是指市场主体在登记过程中，通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（三）电子档案，是指登记机关在核准登记和实施监督管理市场主体过程中形成的具有凭证查考、保存利用价值并归档保存的电子文件。
传统登记档案经数字化处理后形成且符合电子档案规定标准的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录，参照电子档案相关要求管理。
（四）本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第四条 登记电子文件归档和登记电子档案管理应当坚持统一标准、分级管理、真实可靠、齐全完整、安全可用的原则。
第五条 依据档案管理相关规定，对符合《电子签名法》规定及安全规范要求的登记电子档案，应视为与纸质档案具有相同的法律效力，可作为法定办事依据。
第六条 登记机关负责以自己名义登记的市场主体登记电子档案的收集、整理和归档，登记机关对依职权形成电子档案的完整性、准确性、真实性负责。
第七条 登记机关应统筹规划本单位登记电子文件档案管理工作，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施，并依法依规向同级档案馆移交市场主体登记电子档案。
各县、区档案馆依规定负责接收同级登记机关产生的市场主体登记电子档案，指导开展相关档案工作，并根据国家灾害备份的要求备份。
第二章 收集与归档
第八条 登记机关市场主体全程电子化登记管理系统应具备电子文件管理与归档功能，能对登记电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能在形成和流转过程中及时跟踪、检查、补充与登记相关的登记电子文件及其元数据。
第九条 登记电子文件应采用符合国家标准或能转换成国家标准版式的文件格式，利于信息共享和长期保存。登记电子文件归档保存格式，应符合国家规定电子档案长期保存要求。
第十条 登记机关应根据国家市场监督管理总局公布的企业登记《申请文书规范》，确定登记电子文件归档范围和登记电子档案分类体系。
第十一条 登记电子文件办理完毕后，登记部门应按归档要求及时收集完整；登记电子文件整理时，应按登记电子档案分类体系，组成文件信息包，信息包应包含登记电子文件及过程信息、版本信息等元数据。登记电子文件及其元数据应同时归档，元数据符合国家和江苏省相关标准规范。
归档标志中应含有企业统一社会信用代码、注册号、档案号、归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。
第十二条 登记电子文件和数字化传统登记档案确认归档后，应通过电子档案管理系统生成符合国家标准或能够转换成国家标准的版式文件格式，并能长期保存归档的登记电子档案。
第十三条 登记电子文件归档时应采用国家统一的版式文件格式，属于国家秘密的电子文件应使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。
第三章 存储和管理
第十四条 登记机关应按登记管理权限使用全省统一的登记电子档案管理系统，管理登记全部电子档案。电子档案管理系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。
登记机关将电子文件归档后，档案管理机构按照国家标准或规范对电子档案进行命名及数据封装，满足不依赖特定应用系统进行保存、读取的要求。
第十五条 登记电子档案管理系统应按照国家信息安全登记保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立管理系统和电子档案内容安全保密防护体系，严格执行安全保密管理制度。
第十六条 采用电子签名、数字证书等技术手段时，应符合国家法律、法规和标准要求，依法需要相关部门审批或许可的，应得到主管部门的审批或许可。
第十七条 登记电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光载体等保管保护要求管理和存放。登记机关应定期测试检查电子档案保管情况及可读取状况，发现问题及时处理。
第十八条 电子档案运行软硬件环境、存储载体等发生变化时，登记机关应及时迁移、转换电子档案及元数据，确保其内容真实、完整并在新环境下完全兼容。
第十九条 电子档案鉴定销毁参照同类纸质档案鉴定销毁规定执行，且应在单位主管领导审核批准并登记后实施。
第四章 保障与建设
第二十条 全市市场主体全程电子化登记管理系统及电子档案管理系统建设和管理应按照“统一规划、县区推进、全市通用”原则进行。市工商局负责建设全市电子档案接收、存储、归档、移交等应用管理系统；各县、区市场监督管理局在使用上述统一软件系统基础上，按照“谁登记、谁归档、谁应用、谁负责”原则，负责运行和维护辖区本级电子档案应用查询系统。
第二十一条 电子档案管理系统应符合国家和省有关档案管理软件系统功能及国家信息安全保护要求，采取有效技术措施，防止非法读取、复制、更改、增加、删除企业登记电子文件及电子档案。
第五章 移交与接收
第二十二条 全程电子化登记市场主体迁移变更登记机关的，原登记机关应将其电子档案及时移交迁入登记机关，有纸质档案的一并移交；无法实现数据对接的，可采用离线方式进行，或移交加盖档案查询印章的电子档案打印件。原登记机关应继续保存已迁移市场主体的电子档案数据，确保可追溯、可查询。需迁移变更登记机关的市场主体有纸质档案的，一并移交。
第二十三条 登记机关应当依法依规向同级档案馆移交登记电子档案。登记电子档案的移交与接收符合国家档案局的《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）。
登记机关应向同级档案馆移交电子档案。具有永久保存价值的企业登记档案，应与各级工商（市场监管）部门其他依法应移交档案同步移交至同级档案馆。移交按档案管理部门要求进行。
第六章 查询与利用
第二十四条 登记电子档案查阅、利用，按照国家和省市场监管部门规定执行。涉及个人隐私、企业商业秘密及其它敏感信息的，应采取有效措施予以保护。涉密信息应符合国家信息安全保护有关规定。
第二十五条 登记电子档案分机读档案、书式档案等。各组织、个人均可向登记机关进行机读档案资料查询。书式档案资料查询按原规定执行。
登记机关应做好登记电子档案利用工作，以登记信息公示平台为基础，运用互联网技术，建立准确、快捷、广域、经济的电子档案免费查询服务系统，充分发挥电子档案共享利用优势。
第二十六条 登记机关应设立专门档案查询服务窗口，在部门官网设置互联网机读档案自助查询端口，有条件地区可在政务服务中心和银行窗口等设置机读档案查询一体机等，以互联网“不见面”方式提供机读档案等查询服务。查询系统应具备免费查询、下载、导出、打印等服务功能（涉及个人隐私、商业秘密和国家机密等的信息除外）。
第二十七条 登记机关通过互联网“不见面”方式提供机读档案查询服务的，应当依规定在档案查询服务窗口、互联网端口、一体机等设定组织、个人等查阅对象的注册登录、身份认证、电子签章等必要的技术措施，规定查阅利用权限。
电子档案封存载本不得查阅、外借，确保联网利用的信息安全和可靠的监管保障。
第二十八条 除依规定需要鉴定字迹或印鉴外，不再提供纸质原件进行查阅。
第二十九条 暂时无法实现实名制认证的非企业单位可以预约到登记机关窗口或档案室现场查询。
第三十条 登记机关提供查阅利用的登记电子档案应为版式文件，该文件应逐页加载防伪水印（水印字样为“江苏省宿迁市全程电子化登记电子档案”），并加盖档案查询专用的电子公章（该电子公章应为可视化电子签章，并显示红色字样的“ⅹⅹ市场监督管理局档案查询专用章”）。
第三十一条 登记电子档案查询人和使用机构可通过登记机关的档案管理系统，对导出档案内容的真实性、一致性和有效性进行比对验证。
第三十二条 查阅对象对查阅所获取信息仅限于工作上的正当利用，不得以其他不正当方式利用或用以谋取利益。
第七章 附则
第三十三条 本办法由宿迁市工商行政管理局、宿迁市档案局负责解释。
第三十四条 本办法自印发之日起施行。
抄送：市委各部委办，市人大常委会办公室，市政协办公室，市监委，
市法院，市检察院，宿迁军分区。
宿迁市人民政府办公室 2018年12月17日印发
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